فرصت شروعی خوب را به گروه خود بدهید

کار گروهی می‌تواند خیلی مفرح و هیجان‌انگیز باشد به شرطی که همگی در گروه به درستی مشارکت کنند. در مقابل هم اگر افراد در گروه، هر کس ساز خودش را بزند، نیز می‌تواند تجربیات تلخی را حاصل کند. بدتر از همه، بدون جهت‌دهی، گروه‌ها ممکن است بر روی اهداف نادرست تمرکز کنند، در بهره‌گیری از منابع مهم دچار خطا شوند، به واسطه اختلافات داخلی اجنتاب‌ناپدیر گروه از هم پاشیده شود و  شکست بخورد که به این‌ها معمولا عواقب گروه برای سازمان می‌گویند.

منشور گروه یا (Team Charter) سند است که اهداف گروه، نحوه فعالیت آن و خروجی‌هایی که باید از این فعالیت گروه انتظار داشت را بیان می‌کند. منشور گروه «نقشه راه (Roadmap)» است که اعضای گروه و حامیان آن در ابتدای این سفر تدوین می‌کنند. این فعالیت اولیه و بسیار مهم و حساس برای حصول اطمینان از این است که همه از وظایف خود آگاه هستند و به صورت شفاف می‌دانند که به کجا می‌روند و رفتن‌شان بهر چه است و در مواقع بحرانی و سخت بتوانند با کمک آن جهت‌یابی کنند.

بهترین کار برای گروه، تدوین منشور گروه در زمان تشکیل آن است. این عمل به همه کمک می‌کند تا از ابتدا تمرکز کاملی بر موضوعات درست داشته باشند. همچنین تدوین منشور گروه در زمانی که گروه به مسایلی برمی‌خورد و اعضای آن نیاز به بررسی و یادآوردی «طرح کلی (‌‌Big Picture)» داشته باشند، کمک شایانی می‌کند.

نکته:

در آغاز پروژه همه پرشور و هیجان‌زده هستند و اعضای گروه می‌خواهند همان لحظه کار را شروع کنند. این دقیقا همان لحظه‌ای است که بهره‌وری بیشینه وجود دارد. بنابراین «شکست در طرح‌ریزی در واقع طرح‌ریزی شکست است» چرا که هدف‌گذاری شفاف و بیان واضح آن‌ها شکست خورده است. زمانی که برای توافق و تثبیت منشور گروه صرف می‌شود در طول پروژه زمان زیادی را صرفه‌جویی خواهد کرد و در واقع زمان را به پروژه برمی‌گرداند.

به خصوص وجود منشور گروه، فرایند «شکل‌گیری، طوفان، قانون‌مندی و عملکرد (forming، storming، norming و performing)» را سرعت می‌بخشد یعنی گروه بسیار سریع، موثرتر می‌شود.

ساختار دقیق منشور گروه در شرایط گوناگون و گروه‌های مختلف،‌ متفاوت است. از آنجایی که منشور واقعی می‌تواند شکل‌های مختلف داشته باشد، بیشتر محتوای آن از تفکر و توافق بر المان‌های مختلف نشات می‌گیرد.

المان‌های زیر را براساس وضعیت گروه خود تطبیق دهید:

  1. موضوع (context)
  2. ماموریت و اهداف
  3. ساختار و نقش‌ها
  4. مجوزها و محدودیت‌ها
  5. منابع و پشتیبان‌ها
  6. عملیات
  7. مذاکرات و توافقات

موضوع

این بخش در واقع مقدمه منشور است. در این بخش به چرایی تشکیل گروه، مسایلی که تلاش در حل آن دارند، چگونگی پوشش این مسایل توسط اعضای گروه (هیات مدیره) و عواقبی که عدم پاسخ به مسایل به همراه دارد، آورده می‌شود.

  • چه مشکلات و مسایلی مورد توجه قرار گرفته است؟
  • چه نتیجه یا خروجی مورد انتظار است؟
  • این مساله (یا مسایل) چرا اهمیت دارد؟

مثال:

گروه به منظور افزایش سطح همکاری و پیوستگی میان واحدهای تجاری در شرکت‌های چندملیتی در کشورهای مختلف تشکیل شده است. به صورت تاریخی، فقدان همکاری میان واحدهای تجاری کشور به معنی پایان فروش قطعات مختلف سبدمحصول شرکت است. این عامل باعث کاهش توان شرکت در دستیابی به اهداف اقتصادی گسترش کارخانجات شده است و منجر به تلف شدن بودجه واحد تحقیق و توسعه در مسیرهای متفاوت در حوزه‌های تجاری متنوع شده است. این‌ها موارد اصلی و کلیدی علت شکست شرکت در میدان رقابت با رقبا، محسوب می‌شود.

ماموریت و اهداف

این قسمت را می‌توان قلب منشور گروه نامید. با تعیین ماموریت، گروه آگاه می‌شود که به چه می‌خواهد دست یابد. بدون ماموریت مشخص و صریح، اعضا به سادگی می‌توانند دنبال‌رو برنامه‌های خود، مستقل از و هرازگاهی فارغ از اهداف فراگیر باشند.

مثال:

ماموریت این گروه ایجاد طرحی برای افزایش پیوستگی میان واحدهای تجاری کشور است به گونه‌ای که طی سه سال، این واحدها به فروش طیف متعارفی از محصول بپردازند.

گام بعدی تبدیل ماموریت به اهداف کمّی و قابل سنجشی است. این‌ها نقاط حیاتی است که مانع کج‌روی گروه می‌شود.

هنگام تدوین اهداف حتما از چهارچوب «مقدمات» پیروی کنید. «مقدمات» اختصار مشخص، قابل‌سنجش، دست‌یافتنی، مرتبط و انتهای با محدودیت (SMART مخفف Specific، Measurable، Attainable، Relevant و  Time-boundاست). نکته اصلی کمی بودن اهداف است که براساس آن موفقیت را بتوان پایش کرد.

مثال اهداف:

  • نظرسنجی و مصاحبه با مدیران کشور و مدیران محصول برای شناسایی دلایلی که به عقیده آنها، کشورها با هم فعالیت نمی‌کنند. نظرسنجی باید تا پایان آبان تکمیل و برای مدیرعامل‌ها ارایه شود.
  • پیش‌نویس اولیه پیشنهادات باید تا ۱۵ آذر تدوین و به مدیران عامل ارایه شود.
  • بازبینی پیشنهادات و ارایه در جلسه مدیران منطقه‌ای باید تا ۲۶ آذر صورت پذیرد.
  • طرح هزینه تا ۱۵ دی ماه باید به مدیرعامل ارایه شود.

ساختار و نقش‌ها

گروه‌ها هنگامی بیشترین کارایی را دارند که:

  • دارای اعضایی خبره و با تجربه برای فعالیت‌های محول شده، باشند.
  • اعضای گروه توانایی عرضه تجربیات و رهیافت‌هایی قبلی از بازه‌های مختلفی داشته باشند.
  • تعداد افراد برای انجام فعالیت‌ها کافی باشد و آنقدر هم زیاد نباشد که درگیر ارتباطات شوند (معمولا ۷ عدد مناسبی است)
  • نماینده فعالیت‌های جاری، دپارتمان، واحد یا سایر ذینفغان مرتبط باشند (مثلا گروهی شامل مشتریان و مدیران ارشد)

با بررسی ماموریت و اهداف، مشخص کنید چه کسی برای حصول اطمینان از امکان رسیدن به اهداف، مورد نیاز است.

هنگامی که فهمیدید که چه کسی باید در گروه حضور داشته باشد، لازم است فهرستی از فعالیت‌هایی که هر فرد برای پشتیبانی از گروه به منظور رسیدن به ماموریت انجام دهد را آماده کنید. شاید به ظاهر کاری خسته‌کننده و کشنده برای ابتدای تشکیل گروه باشد اما کمک می‌کند تا:

  • نگاشتی بین اعضا و نقش‌ها داشته باشید
  • ضعف‌های مهارتی و توانمندی‌ای که برای گروه در رسیدن به اهداف لازم است را شناسایی کنید.

بهترین روش، تهیه فهرستی از اعضای گروه و تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک است.

  • چه کسی رهبر گروه خواهد بود؟
  • چه کسی رابط میان گروه و ذینفعان است؟
  • مسئول وظایف و نتایج کیست؟

مثال:

گروه متشکل از نمایندگان ارشد از ۴ منطقه کلی، منابع انسانی، دپارتمان سیستم‌های اطلاعاتی، کمیته ساختار سازمانی و گروه مالی خواهد بود. این طیف از تخصص و دانش، امکان درک مسایل مربوط به هر واحد مستقل را به گروه می‌دهد و همچنین اجرای راه‌کارها برای مشکلات بغرنج را مسیر می‌سازد.

فلانی نقش مدیر گروه را ایفا خواهد کرد. مسئولیت‌های زیر برعهده وی است:

  • حصول اطمینان از رعایت منشور گروه
  • مدیریت روزانه فعالیت‌های اجرایی گروه و خروجی‌های گروه
  • مدیریت بودجه
  • حمایت و همکاری با سایر اعضای گروه
  • تهیه گزارش وضعیت هفتگی جهت ارایه به مدیرعامل

مجوزها و مسئولیت‌ها

با تعیین نقش‌ها، بایدها و نبایدهای فعالیت هر یک از اعضا برای رسیدن به اهداف باید مشخص باشد:

  • چه میزان زمان باید هر یک از اعضای برای اهداف گروه اختصاص دهند و چه اولویت‌هایی فعالیت‌های گروه در ارتباط با سایر فعالیت‌های جاری وجود دارد؟
  • چگونه اعضا باید با هر گونه مناقشه میان فعالیت‌های روزانه و اهداف گروه برخورد کنند؟
  • چه میزان بودجه وجود دارد در قالب زمان و مبلغ؟
  • آیا امکان جذب اعضای جدید وجود دارد؟
  • چه کارهایی را گروه می‌تواند انجام دهد و چه کارهایی را نمی‌تواند، چه فعالیت‌هایی پیش از انجام نیاز به تاییده دارند؟

مثال:

فلانی به عنوان مدیر گروه مجوز مدیریت و نظارت فعالیت گروه را دارد و اعضا نیز به صورت تمام‌وقت تا اتمام پروژه در خدمت گروه هستند.

منابع و حامیان موجود

در این بخش از سند، فهرستی از منابع موجود برای دسترسی به اهداف را تهیه کنید. محتوای این بخش شامل بودجه، زمان، تجهیزات و افراد می‌شود. در رابطه با ارزیابی عملکرد، تغییرات منابع مورد نیاز باید به صورت دوره‌ای پایش شود.

همچنین جزییات آموزش‌های حمایتی موجود برای هرچه بهتر انجام دادن امور محوله، در این قسمت آورده می‌شود.

مثال:

بودجه ۱۵۰ میلیون تومانی برای پوشش هزینه‌های سفر و هزینه‌های جاری در نظر گرفته شده است. این بودجه برای سفر دو نفر از اعضای گروه به منظور مصاحبه با مدیران ارشد در کشورهای مهم صرف خواهد شد و مابقی به صورت تله‌کنفرانس برگزار می‌شود.

مدیرعامل شنبه هر هفته ساعت ۱۶:۳۰ فلانی (مدیر گروه) را ملاقات خواهد کرد تا از وضعیت پیشرفت پروژه آگاه شود و نکات و راهنمایی‌های لازم را ارایه کند.

اجرا

در این بخش از منشور گروه، نحوه فعالیت گروه به صورت روزانه را ترسیم کنید. این بخش می‌تواند جزیی‌ترین اطلاعات و فعالیت‌ها را شامل شود؛ مثلا ضمانت‌های اجرایی. بخش اجرا ممکن است جامع باشد و جزییات بازه طولانی از فعالیت‌های گروه را مشخص کند یا محدود به چند عنوان کلی باشد که در بازه کوتاهی انتظارات از گروه را بیان می‌کند.

مثال: جلسات گروه

  • اولین جلسه گروه در ۲۵ مهر ماه ساعت ۱۲ برگزار خواهد شد.
  • هر شنبه ساعت ۱۲ تا ۱۴:۳۰ به صورت منظم تا پایان پروژه جلسه گروه برگزار می‌شود.
  • هر یک از اعضا موظف به ارایه گزارش کوتاهی از پیش‌برد بخشی از پروژه است که در آن فعالیت می‌کند.
  • در صورت عدم امکان حضور هریک از اعضا، علاوه بر اطلاع‌رسانی به مدیر گروه، فردی جایگزین برای بیان گزارش وضعیت باید معرفی شود و سایر انتظارات را پاسخگو باشد.
  • صورتجلسات توسط بهمانی تهیه می‌شود و برای تمامی اعضا از طریق ایمیل تا فردای روز جلسه ارسال می‌شود.

مذاکرات و توافقات

یک منشور پروژه خوب به طور طبیعی زاده فرایند مذاکره است. مشتریان گروه ماموریت و اهداف را مشخص می‌کنند. اهداف، ساختار، نقش‌ها و منابع در حالت ایده‌آل از دل مذاکرات میان حامیان، مدیر گروه، گروه و ذینفعان پدیدار می‌شود.

نکته:

کلمه «مذاکره» در اینجا استفاده شده است که شاید به نظر درست نباشد. سه عامل موفقیت عبارتند از:

  • بحث در گروه و با مدیر گروه برای حصول اطمینان از معتبر بودن منشور گروه و اهداف آن
  • بیان نظرات در مذاکره با حامیان و مدیرگروه برای حصول اطمینان از قابل دست‌یابی ماموریت و کفایت منابعی که پیش‌بینی شده است.
  • حمایت حامی برای اطمینان از موجود بودن منابع

درعین این که این مباحثه میان روسا و زیردستان به نظر محترمانه می‌آید، مذاکره معمولا در واقعیت متفاوت از ظاهر آن است. در نهایت گروه باید ایمان داشته باشد که ماموریت غیرممکن نیست و به آن متعهد می‌شوند.

در آخر همه این موارد باید به تایید برسد. در این مرحله تمامی اعضا، منشور گروه را امضا می‌کنند و به اصول بیان شده در آن، نقش‌ها و مسئولیت‌ها متعهد می‌شوند.

منشور گروه نمادی برای نمایش تعهد تمام و کمال به ماموریت و اهداف است. منشور در ایجاد حس اعتماد و اتکا به یکدیگر و به سازمان، نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند.

نکات کلیدی:

به واسطه مذاکره، منشور گروه در ابتدای پروژه، می‌توانید برای رسیدن به موفقیت را تشکیل دهید. می‌توانید خاطر جمع باشید که همه درک کاملی از چرایی پروژه دارند و همه می‌دانند که اهداف و معیارهایی برای موفقیت وجود دارد و همگی اذعان دارند که چه کسی چه کاری را با چه منابعی انجام می‌دهد.

حتی فراتر از این، با کمک مذاکره، تمامی بخش‌هایی که پروژه را به گونه‌اس شکل می‌دهند که احتمال موفقیت را افزایش دهد، توسط منشور بیان می‌شود. و این گونه است که تمامی اعضا از صمیم قلب متعهد به موفقیت پروژه می‌شوند.

همچنین مذاکره بر سر منشور گروه راهی مناسب برای بیان گروه ناکارآمد است. اهداف می‌توانند مورد وفاق باشند، نتایج ساختیافته و مورد تایید همگان باشد، نقش‌ها تفویض شده باشد و منابع بازبینی شوند. در نهایت پس از مذاکره‌ای منصفانه، می‌توان از اعضا برای تایید مجدد تعهدشان بر منشور گروه سوال پرسید و به صورت مناسب سازماندهی نمود.