چند نکته عملی برای صرفه جویی در زمان برای ایجاد یک ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure)
ساختار شکست کار (WBS) یکی از به‌روش‌های کشف و درک جزییات کار یک پروژه است، هنگامی که لازم باید زمان‌بندی پروژه را از ابتدا ایجاد نمایید. این ساختار به شما اجازه‌ی شکست فعالیت‌ها به فازهای عمده، قابل دسترس (deliverable) و اجزای کاری را می‌دهد. شما می‌توانید این اجزای کاری را به فعالیت‌های کوچک‌تر که لازمه‌ی ساخت آنها است، تقسیم نمایید. ساختار شکست کار در واقع برنامه‌ی زمان‌بندی نهایی نیست زیرا در زمان‌بندی نهایی باید توالی، منابع، تلاش حدودی و زمان تخمینی مشخص شود. در ادامه پنج نکته‌ای را که به هنگام ایجاد یک ساختار شکست کار باید همواره مدنظر داشته باشید آمده است:


۱- یک دانش‌نامه‌ی ساختار شکست کار برای پروژه‌های بزرگ ایجاد نمایید.
معمولا نیازی به این کار نیست اما اگر این شکست دارای صدها (و یا هزاران) جزییات فعالیتی بود حتما محلی برای پیگیری آن‌ها کنار دست خود داشته باشید. لذا در این مواقع، نگه‌داری اطلاعات مهم در یک دانش‌نامه‌ی ساختار شکست کار، ضروری به‌نظر می‌رسد. این دانش‌نامه به شما کمک می‌کند تا همواره یک‌پارچگی، خلاصه و جزییات فعالیت‌ها شامل توضیحات مختصر، نحوه‌ی عددگذاری و تلاش تخمینی را حفظ نمایید. اگر برای ایجاد چنین دانش‌نامهای از ابزارهای مفید استفاده نمایید در این صورت می‌توانید از تغییرات این دانش‌نامه نیز مطلع باشید.

۲- از خلاصه‌ی فعالیت‌ها به عنوان مایل‌استون‌ها (milestones) استفاده کنید
ساختار شکست کار باید دارای جزییات و خلاصه‌ی فعالیت‌ها باشد. (یک خلاصه‌ی فعالیت شکست می‌شود؛ فعالیت خرد شده دیگری شکسته نمی‌شود.) اگر چه معمولا برنامه‌ی زمان‌بندی فقط شامل فعالیت خرد شده است اما می‌توانید از خلاصه‌ی فعالیت‌ها به عنوان مایل‌استون‌ها بهره‌مند شوید. از آن‌جا که خلاصه‌ی فعالینت‌ها بیان‌گر تمام کاری است که در فعالیت خرد شده‌ی زیر مجموعه‌ی آن جهت اتمام فعالیت انجام می‌شود.

۳- هر فعالیت را به دو یا چند فعالیت خرد شده، تقسیم نمایید
برخی از گروه‌ها یک فعالیت را تنها به یک زیرمجموعه خرد می‌کنند که این زیرمجموعه چیز بیشتری را برای فعالیت نشان نمی‌دهد و حاوی همان اطلاعات خلاصه‌ی فعالیت است.

۴- آخرین سطح فعالیت را برمبنای فعالیت اجرایی تعریف نمایید
فعالیت خرد شده در یک ساختار شکست کار (آن‌هایی که دیگر خرد نمی‌شوند) سرانجام به برنامه‌ی زمان‌بندی انتقال پیدا خواهند کرد. به همین خاطر بهتر است تا فعالیت خرد شدهی سطح آخر را بر اساس کار اجرایی تعریف نمایید – دقیقا شبیه همان مواردی که در برنامه‌ی زمان‌بندی خواهند آمد- به عنوان مثال برای بیان یک فعالیت در فعالیت ساختار شکست کار به عنوان «نشست»، بهتر است آن را به عنوان «نشست هفتگی» مطرح نمایید. به جای داشتن فعالیت «برنامه‌ی آزمون»، فعالیتی به نام «ایجاد برنامه‌ی آزمون» را در ساختار خود بیاورید. با این روش فعالیت‌های شما با حداقل تغییر در الفاظ و کلمات به برنامه‌ی زمان‌بندی انتقال پیدا خواهند کرد.

۵- نیازمندی‌ها را در ساختار شکست کار مطرح نکنید
اگر قابل دسترسی‌ها را در ساختار شکست کار قرار دهید، پس می‌توانید آن را به فعالیت‌های کوچک‌تر که برای ساخت آن الزامی هستند، تقسیم کنید. شما نباید قابل دسترسی‌ها را به نیازمندی‌های که آن‌ها را تشریح می‌کنند بشکنید. نیازمندی ها به ساختار شکست کار هیچ تعلقی ندارند و فقط و فقط قابل دسترسی‌ها و فعالیت‌ها به ساختار شکست کار متعلق هستند.